Ne plus oublier les processus essentiels
Le 15 du mois, votre comité découvre encore les chiffres du mois dernier.
Un tableau de bord branché sur la caisse, la comptabilité et vos tableurs, avec une dizaine d'indicateurs choisis par la direction. Le contrôleur de gestion valide les chiffres avant qu'ils montent en comité, et les données restent hébergées en France ou en Europe.
Pas de résultat publié pour cet usage à ce jour. Le chiffre viendra du prototype, chez vous, avant tout déploiement. Tant qu'il n'est pas mesuré, nous ne l'affichons pas.
Ce qui ralentit vos équipes
Le 15 du mois, le contrôleur de gestion envoie enfin le classeur du mois précédent. Il l'a monté à la main avec des extractions de caisse, la comptabilité, le CRM et des tableurs qui ne s'accordent même pas sur le nom des points de vente.
Le classeur compte quatre-vingts indicateurs. Le dirigeant en lit dix, toujours les mêmes. En comité, on se demande d'abord quel chiffre est le bon, et la décision attend le mois suivant. L'outil de visualisation n'y est pour rien : la plupart des réseaux en ont déjà un.
- L'extractionChaque source exportée à la main, dans son format, quand elle est prête.
- La consolidationDes jours de copier-coller et de rapprochements, à reprendre à chaque erreur de saisie.
- Le classeurQuatre-vingts indicateurs, dont personne ne lit que dix.
- Le comitéLa séance part en débat sur les chiffres, et la décision glisse d'un mois.
Avant, après
Ce qui change dans le mois du contrôleur de gestion et du comité.
| Avant | Après |
|---|---|
| Les chiffres du mois connus le 15 | Une date de disponibilité suivie chaque mois, que l'on cherche à avancer |
| Des extractions copiées à la main depuis chaque outil | Des sources branchées, qui se mettent à jour seules |
| Quatre-vingts indicateurs empilés | Une dizaine d'indicateurs, choisis avec la direction et définis par écrit |
| Un comité qui débat des chiffres | Un comité qui part des écarts et décide |
Ce que fait la solution
Cinq briques, dans l'ordre où nous les posons. La première ne demande aucun développement et a déjà de la valeur seule.
- Par où commencer
Choisir les indicateurs avec la direction
Une séance avec le dirigeant et le comité de direction : quelles décisions prenez-vous chaque mois, et quels chiffres vous manquent pour les prendre ? On en retient une dizaine, chacun avec sa définition et son mode de calcul écrits.
Faire l'inventaire des sources
Caisse, comptabilité, CRM, tableurs : où vit chaque chiffre, qui le saisit, à quelle date il est prêt. Si les remontées des points de vente sont trop incomplètes, nous le disons et nous commençons par là.
Brancher les outils existants
Le tableau se branche sur ce que vous avez déjà. Vous ne changez ni de caisse ni de logiciel comptable.
Contrôler avant de diffuser
Un point de vente absent, un chiffre qui double d'un mois à l'autre : les anomalies sont signalées au contrôleur de gestion, qui vérifie avant diffusion.
Suivre la date de disponibilité
Chaque mois, on note le jour où les chiffres sont prêts et le temps passé à les consolider. C'est cette mesure qui dit si le travail sert.
Comment ça marche
Le métier d'abord : les indicateurs partent des décisions de votre comité, et l'outil vient ensuite. Aucun chiffre ne monte en comité sans être passé par le contrôleur de gestion.
- 01
Les données en entrée
Les données de vos outils actuels : caisse, comptabilité, CRM, tableurs des services.
- 02
Le traitement
Les sources sont rapprochées, chaque point de vente porte un seul nom, les indicateurs sont calculés selon les définitions écrites avec la direction. Les anomalies sont signalées.
- 03
Ce que le contrôleur de gestion valide
Il examine les anomalies signalées, corrige ou fait corriger à la source, puis libère les chiffres du mois. La direction garde l'analyse des écarts et la décision. Rien n'est diffusé sans son feu vert.
- 04
Le résultat
Une page d'indicateurs pensée pour se lire en cinq minutes, avec le détail par point de vente pour qui veut creuser.
HommesLe contrôleur de gestion reste le garant des chiffres. Il passe moins de temps à copier et davantage à expliquer les écarts : c'est ce que nous mesurons.
MéthodesDes indicateurs définis par écrit avant d'être calculés, une date de clôture fixée, une seule version des chiffres pour tout le comité.
OutilsDes connexions à vos outils existants et un tableau de bord sur une plateforme professionnelle hébergée en France ou en Europe.
La chaîne, pour cet usage
Vos données entrent, l'outil prépare, l'humain valide ce qui engage, le résultat est livré dans vos outils. Jamais d'action irréversible sans relecture.
Ce que ça change pour vos équipes
Le gain mesuré est pour la tête de réseau. Le quotidien change pour les personnes qui tiennent cet usage.
Du temps rendu
Vos équipes passent plus de temps sur ce qui fait leur métier : le terrain, la relation, la décision. Pas la saisie, pas le copier-coller.
De la sérénité
Les tâches répétitives ne s'empilent plus. Les échéances ne sont plus oubliées. Les demandes reçoivent une réponse à temps.
Des contrôles tenus
Les étapes se font jusqu'au bout, et vous voyez où en est chacune. Pas « assurer la conformité » : elle reste de votre responsabilité et de celle de votre DPO.
Vos données
Ce qui est utilisé, où cela va, qui y accède. Écrit avant de commencer. Lire la page sécurité
- Quelles données
- Les chiffres de vos outils de gestion : ventes par point de vente, comptabilité, données commerciales. Nous ne remontons que ce qui sert aux indicateurs retenus.
- Où elles sont traitées
- Sur une plateforme professionnelle hébergée en France ou en Europe. Les outils et les sous-traitants sont nommés par écrit dans la proposition.
- Qui y accède
- Les personnes que vous désignez, en général la direction et le contrôle de gestion, et Metivance pendant la durée du projet.
- Qui décide
- Le comité de direction. Le tableau montre les écarts, il ne tranche rien.
Ce que nous ne faisons jamais
- Diffuser les chiffres du mois sans la validation du contrôleur de gestion.
- Utiliser vos données pour entraîner un modèle.
- Passer vos chiffres dans un outil gratuit grand public.
- Remplacer vos outils de caisse ou de comptabilité : nous nous branchons dessus.
Nous aidons à respecter le RGPD, sans prétendre le garantir : la conformité reste de votre responsabilité et de celle de votre délégué à la protection des données.
Ce que nous mesurerons
L'indicateur est fixé avant de construire. Sinon, on ne mesure que ce qui arrange.
L'indicateur
La date à laquelle les chiffres du mois sont disponibles, et le nombre de jours que le contrôle de gestion passe à les consolider à la main.
Comment
Les deux sont relevés sur les derniers mois, avant de construire quoi que ce soit, puis suivis chaque mois une fois le tableau en service. Ce que nous mesurerons sera comparé à ce relevé de départ.
À mesurer
Pas encore de résultat publié pour cet usage. Le chiffre viendra du prototype, chez vous, avant tout déploiement.
Le parcours, étape par étape
Appliqué à cet usage.
- 01
Entretien
30 minVos comités, vos sources de données, la date à laquelle les chiffres arrivent aujourd'hui, et un avis franc sur l'intérêt d'aller plus loin.
- 02
Diagnostic
2 à 4 sem.L'inventaire des sources, l'état des remontées, la liste d'indicateurs à discuter avec la direction et le relevé de départ.
- 03
Prototype
4 à 6 sem.Une première version sur les sources principales, utilisée en comité, et la date de disponibilité comparée au relevé de départ.
- 04
Déploiement
1 à 3 moisToutes les sources branchées, les contrôles en place, un contrôleur de gestion autonome sur l'outil.
- 05
Pilotage
dans la duréeLe suivi mensuel de la date de disponibilité, des indicateurs revus quand les décisions changent, de nouveaux chantiers.
Vous pouvez vous arrêter à chaque étape. Si le prototype ne montre pas le gain attendu, nous arrêtons et nous vous le disons.
Pour qui ce n'est pas
Nous préférons vous le dire maintenant.
- Vous n'avez qu'une source de données et un tableau que le comité lit déjà.
- Vous cherchez un outil de visualisation de plus. Le choix des indicateurs vient avant, et c'est là que nous travaillons.
- Les remontées de vos points de vente sont trop incomplètes pour qu'un chiffre tienne : il faut d'abord les fiabiliser.
- Votre sujet n'est pas un sujet d'outil. Ça arrive, et nous vous le dirons.
La démarche vaut pour toute tête de réseau dont les chiffres vivent dans plusieurs outils et dont le comité de direction se réunit pour décider.
Les questions qu'on nous pose
Faut-il changer de caisse ou de logiciel comptable ?
Non. Le tableau se branche sur vos outils actuels. Si une source ne sait pas exporter ses données, nous cherchons avec vous le moyen le moins lourd de les récupérer, et nous vous disons si cela en vaut la peine.
Nous avons déjà un tableau de bord, et personne ne le regarde.
C'est fréquent. Le problème vient presque toujours des indicateurs : trop nombreux, mal définis, sans lien avec les décisions du comité. Nous repartons de là, et nous gardons votre outil s'il fait l'affaire.
Qui choisit les indicateurs ?
La direction. Nous animons la séance et nous rédigeons les définitions, mais la liste vous appartient. Une dizaine suffit le plus souvent ; le reste demeure accessible dans le détail.
Les chiffres de nos points de vente arrivent en retard et incomplets.
Alors aucun tableau ne tiendra tant que ce n'est pas réglé, et nous préférons vous le dire au diagnostic. On commence par fiabiliser les remontées, puis on construit le tableau sur des chiffres sûrs.
Et le RGPD ?
Le tableau travaille sur des chiffres de gestion par point de vente, avec des outils professionnels et des données hébergées en France ou en Europe. Les sous-traitants sont nommés par écrit. Nous ne garantissons pas la conformité : elle reste de votre responsabilité et de celle de votre délégué à la protection des données, que nous aidons à faire son travail.
Et si le gain n'est pas au rendez-vous ?
Avant de construire, nous relevons la date à laquelle vos chiffres sont prêts et le nombre de jours passés à les consolider. Si le prototype ne fait bouger ni l'une ni l'autre, nous nous arrêtons et nous vous le disons.
Les franchisés auront-ils accès au tableau ?
Ce tableau est fait pour la direction. Montrer à chaque franchisé où il en est demande un autre travail, sur ce qu'on affiche et à qui. C'est un usage à part entière.
Combien cela coûte-t-il ?
L'entretien métier est gratuit. S'il débouche sur une suite, vous recevez une proposition au forfait, avec le gain visé et la façon de le mesurer, avant tout engagement. Le prix dépend du nombre de sources à brancher et de leur état.
À aborder dans la foulée :
Parlons de votre dernier comité de direction
30 minutes sur la façon dont vos chiffres arrivent en comité. À la fin, vous savez si le gain est là et comment le mesurer.